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 Nathan der Weise
Alter: 48
Anmeldungsdatum: 03.10.2004
Beiträge: 234
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12 Profi-Tipps, wie E-Mails bis zum Ende gelesen werden
Mag. Daniela Pucher
200 E-Mails und mehr gehören zum täglichen Brot im Arbeitsleben vieler
Menschen. So schnell dieses Medium auch sein mag, so langwierig ist für
den Empfänger oft das Lesen dieser elektronischen Informationsflut.
"Seitenlange Texte ohne Groß- und Kleinschreibung, jede Menge
Abkürzungen und viele weitere Unarten machen das Entziffern für
den Leser oft zur Schwerstarbeit", weiß Daniela Pucher von der
wissenswerkstatt aus der eigenen Beratungspraxis.
In Seminaren vermittelt sie die wichtigsten Tipps für leserfreundliche
E-Mails: "Wer einige grundsätzliche Regeln beachtet, erleichtert dem
Empfänger das Lesen - und profitiert selbst oft von einer raschen Antwort
mit der gewünschten Information", betont Pucher. Zum Start hier die
zwölf wichtigsten Tipps für professionelle E-Mails - mehr zur richtigen
Online-Kommunikation verrät Daniela Pucher in ihren
Seminaren.
1. Prägnanter Betreff. Finden Sie einen kurzen Titel, der dem Leser sofort
sagt, worum es geht. Interne Mails können Sie durch einen gemeinsamen
Code optimieren, indem Sie im Betreff auf das Projekt, den Kunden etc.
hinweisen - so kann der Leser das Mail sofort zuordnen.
2. Kurz, kurz, kurz. Schreiben Sie kurze Sätze und beschränken Sie Ihre
Mails auf vier bis fünf Absätze. Längere Texte schreiben Sie in Ihrem
Textverarbeitungsprogramm und fügen es dem E-Mail als pdf bei.
3. Geizen Sie mit Silben. Meiden Sie Füllwörter wie also, nun etc. und
streichen Sie rigoros überflüssige Informationen.
4. Wichtiges und Interessantes zuerst. Wer mit Unwichtigem beginnt, läuft
Gefahr, ungelesen im Papierkorb zu landen!
5. Pro E-Mail nur ein Thema, dadurch kann der Empfänger gezielter
reagieren. Wenn Sie mehrere Themen in einem Mail ansprechen, kann
eines leicht unter den Tisch fallen.
6. Keine Abkürzungen. S.g. Hr., mfg, lg oder asap können Sie privat
verwenden, wenn Sie wollen. Im Geschäftsleben wirkt das unhöflich!
7. Halten Sie sich an Rechtschreibregeln und Grammatik - inklusive der
Groß- und Kleinschreibung -, das erleichtert und beschleunigt das Lesen
und ist obendrein Zeichen Ihrer guten Manieren.
8. Machen Sie Absätze - und trennen Sie diese deutlich sichtbar mit einer
Leerzeile. Drei bis vier Zeilen pro Absatz sind ein guter Richtwert.
9. Sparsam formatieren. Vermeiden Sie es, ganze Wörter oder Sätze in
Großbuchstaben, Kursivschrift oder Fettschrift zu formatieren, das
erschwert das Lesen. Auch färbige Hintergründe, bunte Schriften oder
Logos haben im Mail nichts verloren. Beschränken Sie sich auf
Zeilenschaltung und Aufzählungen.
10. Adressaten sorgfältig wählen. Weniger ist mehr: Wenn Sie fünf
Empfänger gleichzeitig zu einer Handlung auffordern, wird es vermutlich
gar keiner tun. Und von Personen, die Ihr Mail nur in "cc" bekommen,
dürfen Sie gar keine Reaktion erwarten.
11. Kurze Signatur. Vier bis fünf Zeilen sollten dafür genügen. Stellen Sie
Ihr E-Mail-Format so ein, dass bei Antworten und Weiterleitungen keine
Signatur eingefügt wird.
12. Kein Mail-Salat. Beschränken Sie sich beim Antworten darauf, nur
Auszüge der letzten Nachricht mitzuschicken.
Internet: www.wissenswerkstatt.at |
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