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 MLM-Infos.com
Anmeldungsdatum: 14.09.2004
Beiträge: 648
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Das „neue“ Zeitmanagement – nicht nur - für Verkäufer
von Cay von Fournier, SchmidtColleg, Berlin und St. Gallen*
Die Kunst, Zeit richtig einzuteilen und einzusetzen ist alt; und die Weisheiten,
dies richtig zu tun, sind seit mehr als 2000 Jahren dieselben. Ein wesentliches
neues Element ist der ganzheitliche Ansatz als Strategie. Nur die Kombination
von Analyse - Struktur - Planung - Umsetzung wird Ihnen den gewünschten
Erfolg bringen. Das reine Zeitmanagement, wie es bis heute beschrieben
und gelehrt wird, kuriert nur einige wenige Symptome, aber nicht die
Ursachen unserer Zeitnot. Daher hat sich nach dem Boom in den 80er
und 90er Jahren derzeit auch Frust in Sachen Zeitmanagement eingestellt.
Es funktioniert einfach nicht, „Zeit zu sparen". Und wenn wir es in der Tat
geschafft haben, effizienter zu sein (darum drehte es sich bisher im
Zeitmanagement), wurden die gewonnenen Stunden ganz einfach mit
neuen Aufgaben gefüllt und alles blieb beim Alten. Es ist so, als ob Sie
eine Technik finden, die ihnen plötzlich 48 statt 24 Stunden pro Tag
schenkt. Sie wären sicher am Anfang über die viele zusätzliche Zeit
begeistert und bereit, viel für diese Technik zu investieren. Was wird nach
spätestens einem Monat passieren?
Nichts! Die Probleme werden wieder die alten sein, nur dass Ihre
Tagesagenda nun von 7.00 bis 24.00 Uhr reichen wird. Wenn wir nicht das
zugrunde liegende Muster beseitigen, werden wir nie Zeit haben. Und das,
obwohl wir auch jetzt schon Zeit genug haben!
Strategisches Zeitmanagement
Den neuen Ansatz der Zeitmanagementtechnik möchte ich daher
„strategisches Zeitmanagement" nennen. Es geht dabei um die
persönliche Strategie. Auch ein Unternehmer, Manager oder eine
Führungskraft tun gut daran, zuerst bei sich selbst zu beginnen, bevor
Strategie für den zu verantwortenden Geschäftsbereich angewendet wird.
Dies ist eine der überlegenen Eigenschaften des Managementmodells
UnternehmerEnergie des SchmidtCollegs. Trotz hochkarätigem
Managementseminar beginnt der erste Tag im persönlichen Bereich des
Unternehmers oder der Führungskraft. Wie bereits Alfred Brittain, der
ehe-malige Chef von Bankers Trust, sagte: „Du kannst die beste Strategie
der Welt haben, und dennoch wird die Umsetzung 90% davon
ausmachen". An dieser Stelle möchte ich eine wesentliche Frage für das
Konzept von Lebens Strategie aufgreifen: Was ist überhaupt Strategie?
Das deutsche Wörterbuch definiert Strategie als „Kunst der militärischen
Kriegsführung" und im allgemeinen als „umfassende Planung zur
Verwirklichung von Grundvorstellungen". (Wahring Wörterbuch) Bei der
Definition „umfassende Planung zur Verwirklichung von
Grundvorstellungen" kommen gleich drei neue Aspekte hinzu - Planung,
Verwirklichung und Grundvorstellungen. Planung ist dabei der Faktor, der
oft zu kurz kommt, wie die folgenden Fragen schnell deutlich machen:
- Planen Sie Ihre Ziele?
- Haben Sie Ihre Ziele formuliert und zeitlich strukturiert?
- Planen Sie mindestens jede Woche Ihre Zeit?
- Verwenden Sie ein Zeitmanagementsystem?
Bei der ersten Frage bekomme ich in der Regel nur in 20%, bei der
zweiten schon eher in 50% der Fälle ein „Ja" als Antwort. Viel Raum für
strategisches Zeitmanagement. Die Realität der persönlichen Organisation
sieht in der Regel so aus, dass Menschen in kleinen Notizzetteln versinken
und Mühe haben, noch freie Sicht auf ihren Monitor zu haben, wenn auch
sonst nichts mehr vom Schreibtisch zu sehen ist. In erster Linie geht es
darum, ein ausgewogenes und glückliches Leben zu leben. Dies erreichen
wir, indem wir unsere Werte (Grundvorstellungen) leben, uns Ziele in allen
Lebensbereichen setzen (Planung) und diese auch erreichen
(Verwirklichung).
Ziele definieren
Ohne Ziele ist jede Strategie sinnlos, denn Ziele sind die Grundvoraussetzung
der Strategie. Stellen Sie sich einen Feldherren vor, der nicht so genau
weiß, ob er die Schlacht überhaupt gewinnen möchte. Wie wahrscheinlich
wird ein Sieg dann noch sein? Die Wahrscheinlichkeit wird somit zum
Zufall und genau das ist die „Strategie", mit der die meisten Menschen
leben. Wenn diese Strategie des Zufalls gewählt wird, werden Menschen
gelebt, sie leben nicht selbst. Hand aufs Herz: Wem von uns ging es
jedenfalls phasenweise nicht schon ähnlich? Reaktive Lebensführung
(besser: Reaktives Gelebt Werden) ist dieser Zustand der Strategie des
Zufalls.
Eine Menge E-Mails beantwortet, 20 mal vom Handy unterbrochen worden,
fünf dringende Faxe erhalten, an einer Krisensitzung mit den Kollegen
teilgenommen, zwei Beschwerden bearbeitet und bei drei Projektterminen,
die schon überfällig sind, um Aufschub gebeten… Abends kommt man spät
nach Hause und ist frustriert. Man weiß zwar nicht genau warum, aber
alles was man sich für diesen Tag vorgenommen hatte, wurde nicht
erledigt. Das Gefühl, auszubrennen und gestresst zu sein, macht sich
breit. Von einer erfolgreichen Lebensführung meilenweit entfernt, das weiß
man selbst. Aber wo liegt die Lösung?
Die Lösung ist der ganzheitliche Ansatz mit strategischem Zeitmanagement.
Erst wenn wir uns über den Wert unserer Zeit bewusst werden, beginnen
wir, eine persönliche Zeitkultur zu etablieren. Dies ist die Voraussetzung
dafür, ein guter Zeitmanager zu werden und dadurch ein erfolgreiches und
glückliches Leben zu führen. Der Trick mit dem strategischen
Zeitmanagement ist ganz einfach. Er hat sehr viel mit guter Planung zu
tun. Wenn wir die Planungszeit verdoppeln, halbieren wir die
Ausführungszeit. Wenn hingegen die Planung versagt, dann wird Versagen
geplant.
Diese Weisheit ist so alt wie die Strategie selbst. Bereits die alten Griechen
schauten vor mehr als 2000 Jahren in die Zukunft und planten
verschiedene Eventualitäten einer Schlacht ein. Planung ist ein ganz
wesentliches Element des strategischen Zeitmanagements, Planung ersetzt
den Zufall durch den Fehler und aus Fehlern können wir lernen. Und Sie
können diese Planung in Ihren Alltag integrieren.
1. Prioritäten setzen
Das wichtigste Instrument im strategischen Zeitmanagement sind die
richtige Definition und der richtige Umgang mit unseren Prioritäten.
Priorität, vom lateinischen Wort „prior" = „früher", „eher", beschreibt ein
Vorrecht. Durch Prioritäten entscheiden wir, wem oder was wir in unserem
Leben Vorrecht geben.
Bedenken Sie, dass Sie jeden Tag den Dingen, die Sie tun, ein Vorrecht
geben. Sie handeln so, als ob es Prioritäten wären. Leider entspricht die
Realität unseres Alltags selten der Realität unserer Ziele. Hier liegen das
Problem und gleichzeitig auch die Lösung. Wenn wir es schaffen, uns
gemäß unseren Prioritäten zu verhalten, leben wir das Leben, das wir
eigentlich leben wollen.
2. Wochenplanung
Um die neue Prioritätenmatrix erfolgreich nutzen zu können, brauchen wir
ein zusätzliches Werkzeug: Die Wochenplanung. Wenn Sie die Dinge
betrachten, die Ihnen wirklich wichtig sind, die aber bisher immer zu kurz
kamen, weil sie nicht dringend waren, wird das Problem deutlich. Ein Tag
ist in der Regel zu kurz, um alle Lebensbereiche zu berücksichtigen. Der
Monat oder das Jahr sind allerdings zu weit entfernt, um für die tägliche
Planung verwendet werden zu können. Der ideale Zeitraum für das
strategische Zeitmanagement ist die Woche.
Bei der herkömmlichen, nicht strategischen Planung, verläuft eine Woche
ungefähr so, wie wenn Sie ein Glas mit Sand und Steinen füllen würden.
Der Sand symbolisiert dabei die alltäglichen Aufgaben (C- und
D-Prioritäten) und die Steine symbolisieren Ihre A- und B-Prioritäten.
Zuerst platzieren Sie Ihre Prioritäten (Steine) und erst dann lassen Sie
den Alltag (Sand) zu. Der gleiche Alltag wird sich nun um Ihre Prioritäten
herum organisieren, ohne dass Ihnen wichtige Tätigkeiten und Ziele
verloren gehen.
3. Tagesplanung
Mit der Tagesplanung fokussieren wir unsere Ziele für den Tag. Für die
eigene Organisation ist es von Bedeutung, sich jeden Tag 15 Minuten Zeit
für die eigene Planung zu reservieren und in dieser Zeit auch den vor uns
liegenden Tag zu planen. Verplanen Sie immer nur einen bestimmten
Prozentsatz des Tages. Das klassische Zeitmanagement spricht von 50 –
60%. Führen Sie in Ruhe eine ideale Tagesplanung durch. Nehmen Sie
sich für die nächsten Tage ausreichend Zeit, um auch den jeweiligen
Zeitbedarf zu planen und zu analysieren. Liegen Sie in Ihren
Einschätzungen richtig? Verwenden Sie Ihre Planungszeit für folgende
Tätigkeiten:
• Eintrag der Termine und zeitlich gebundenen Aktivitäten,
• Eintragung der beruflichen Aufgaben mit Prioritäten und
Zeitbedarf (evtl. auch mit eigener Bewertung)
• Eintragung der Anrufe, E-Mails, Briefe und Faxe, die an diesem Tag
erledigt werden müssen,
• Eintragung der privaten Aufgaben mit Prioritäten und Zeitbedarf,
• Tagesnotizen,
• Betrachten Sie Ihre Tagescheckliste.
Vergessen Sie auch nicht ein paar Sätze zu dem abgelaufenen Tag, die
Ihnen helfen die Ereignisse des Tages noch einmal zu reflektieren.
Schauen Sie in die Zukunft?
Damit ist nicht gemeint, dass Sie ein Hellseher werden sollen, sondern
„nur“, dass Sie sich viel mehr mit allen Möglichkeiten der Zukunft
beschäftigen sollen. Planen kann als visualisierte Zukunft betrachtet
werden. Oft stellt sich dann die Zukunft so ein, wie wir sie uns aktiv
vorgestellt haben. Wenn wir nicht planen, werden wir viel häufiger zum
Spielball von Unvorhergesehenem. Jeder, der darüber klagt, dass sein
Leben so vielen unvorhersehbaren Einflüssen ausgesetzt ist, sollte sich
auch fragen, ob er nicht durch eine verbesserte Planung wieder mehr
eigene Kontrolle über sein Leben gewinnen kann.
Mehr über das „neue“ Zeitmanagement erfahren Sie im Buch von Dr. Dr.
Cay von Fournier „LebensStrategie - Die Kunst, das richtige Leben richtig
zu leben“, Schmidt Verlag (ISBN 3-926-25826- oder im gleichnamigen
Seminar mit Dr. Cay von Fournier.
Weitere Infos erhalten Sie unter www.schmidtcolleg.de oder per Email
info at schmidtcolleg.de
* Dr. Dr. Cay von Fournier ist aus Überzeugung Arzt und Unternehmer.
Zu seiner Vision gehören möglichst viele gesunde Menschen in gesunden
Unternehmen. Der in Medizin- und Wirtschaftswissenschaften promovierte
Inhaber des vor 20 Jahren gegründeten SchmidtCollegs ist bekannt durch
seine lebhaften und praxisrelevanten Vorträge und Seminare.
SchmidtColleg ist unter seiner Leitung zu einer Unternehmensgruppe
geworden, die sich der Vermittlung und Umsetzung einer menschlichen
und dennoch (oder gerade trotzdem) erfolgreichen Unternehmensführung
widmet.
in Kooperation mit MLM News |
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